「文書」と「書面」は、どちらも文字で書かれたものに関係する言葉です。
仕事や日常生活の中で「文書を提出してください」「書面でお知らせします」などと聞くことがありますが、どちらも同じ意味なのか、それとも使い分けが必要なのか迷うこともありますよね。
さらに、「書類」という言葉も似た場面で使われるため、それぞれの違いがわかりにくく感じることがあります。
この記事では、「文書」「書面」「書類」の意味や使い方について、できるだけ難しい言葉を使わずに解説します。
「文書」と「書面」の違いをまず押さえよう
簡単にいうと、「文書」は文字によって記録されたものを広く表す言葉です。
一方、「書面」は、何かを口頭で伝えるのではなく、書かれた形で伝えることや、そのような形で示された内容を表すときによく使われます。
たとえば、会社で作成した報告書や案内文などは「文書」と呼ぶことができます。
「書面で回答します」と言われた場合は、「口頭ではなく、文章にして回答します」という意味で使われることが多いでしょう。
このように考えると、「文書」は記録されたものそのものに目を向けた言葉、「書面」は書かれた形で伝えることに目を向けた言葉、と考えるとわかりやすくなります。
ただし、実際の使い方には重なる部分もあります。どちらか一方しか使えないと考える必要はありません。
「文書」という言葉が表すもの
文字で書き記したものをまとめて「文書」と呼ぶ
「文書」は、文字によって内容が記録されたものを広く表す言葉です。
たとえば、会社で作成する報告書、案内文、通知、手紙なども文書に含まれます。
「文書」という言葉だけでは、どのような目的で作られたものなのかまでは限定されません。
そのため、仕事上の記録から一般的な文章まで、比較的幅広く使うことができます。
報告書や手紙なども文書に含まれる
「文書」と聞くと、会社で使うような正式な書類を思い浮かべる人もいるかもしれません。
しかし、文書は必ずしも堅い内容のものだけを指すわけではありません。
たとえば、誰かに宛てた手紙や、ある出来事についてまとめた記録なども、文字で記録されたものであれば文書と呼べます。
そのため、「文書」はかなり幅広く使える言葉だと考えるとよいでしょう。
パソコンで作成したデータも文書と呼べる
文書は紙に印刷されたものだけとは限りません。
パソコンの文書作成ソフトで作った文章や、保存された文書ファイルなども、一般的には「文書」と呼ぶことができます。
たとえば、「文書ファイルをメールで送ってください」「パソコンで文書を作成する」といった使い方があります。
このように、現在では「文書＝紙」と決めつける必要はありません。
「書面」はどのような意味で使われる？
書かれた内容や形式を表すときに使われる
「書面」は、文字などによって書かれたものや、書かれた形で示すことを表す言葉です。
特に、「口頭ではなく、書いた形で伝える」という意味合いで使われることがあります。
たとえば、「詳しい内容は書面でお知らせします」と言われた場合、電話や会話で説明するのではなく、文章などにして伝えるという意味になります。
「文書」と同じように感じられる場面もありますが、「書面」は「書かれた形で」という点を意識すると理解しやすくなります。
「書面で提出する」は口頭ではなく書いた形で提出すること
「書面で提出してください」という表現を見かけることがあります。
これは、口頭で伝えるのではなく、必要な内容を文章などに記載して提出してください、という意味で使われます。
たとえば、何かについて口頭で説明するだけではなく、内容を書いたものを提出するよう求められている場合に「書面で提出する」と表現できます。
ただし、実際に何を提出すればよいのかは、その場面によって異なります。
指定された用紙がある場合もあれば、メールや電子的な手続きが認められている場合もあります。
「書面にてお知らせします」はどんな意味？
「書面にてお知らせします」は、少し改まった表現です。
意味としては、「文章などにしてお知らせします」ということです。
たとえば、会社から何らかの案内を送るときに、
「詳細については、後日書面にてお知らせします」
などと表現することがあります。
「書面にて」は「書いた形で」「文章によって」と考えると、難しくありません。
「書面を交わす」などの表現ではどういう意味になる？
「書面を交わす」という表現では、当事者同士が内容を文章として確認するという意味合いで使われます。
たとえば、取り決めについて書面を作成し、それぞれが内容を確認するような場面です。
ただし、契約や法律に関係する「書面」には、一般的な言葉としての意味とは別に、法律上のルールが関係することがあります。
そのため、法律や契約について調べている場合は、「書面」という言葉だけを見て判断せず、その制度で定められている内容を確認することが大切です。
「文書」と「書面」の使い分け方
「文書」と「書面」は、どちらも文字で書かれたものに関係するため、使い分けが難しく感じるかもしれません。
基本的には、何を指しているのかを考えると判断しやすくなります。
記録されたものそのものを指すなら「文書」が使いやすい
「この文書を確認してください」のように、実際に作成された文章や記録物そのものを指す場合には、「文書」が自然です。
たとえば、報告書や通知文などをまとめて「文書」と呼ぶことができます。
「文書を作成する」「文書を保存する」「文書を確認する」といった表現もよく使われます。
書かれた形で伝えることを表すなら「書面」が使いやすい
「書面で知らせる」「書面で回答する」のように、口頭ではなく書いた形で伝えることを表したい場合は、「書面」が使いやすいでしょう。
つまり、「どんなものなのか」を表すときには「文書」、「どのような形で伝えるのか」を意識するときには「書面」と考えると、違いをつかみやすくなります。
もちろん、実際の文章では両方が使える場面もあります。
「文書で回答する」と「書面で回答する」の違い
「文書で回答する」と「書面で回答する」は、どちらも回答を文章にして伝える場面で使われるため、かなり似ています。
ただ、表現から受ける印象には少し違いがあります。
「文書で回答する」は回答を文書として作成するイメージ
「文書で回答します」という場合は、回答内容を文章としてまとめたものを作成するイメージがあります。
たとえば、問い合わせに対して正式な回答文を作成するときなどに使えます。
「口頭ではなく、文書として回答を残す」という点に重点を置いた表現と考えるとわかりやすいでしょう。
「書面で回答する」は口頭ではなく書いた形で回答するイメージ
「書面で回答します」は、「その場で口頭で答えるのではなく、書いた形で回答します」という意味合いが強くなります。
そのため、「回答方法」に目を向けた表現と考えることができます。
たとえば、
「本日は回答を控え、後日書面で回答します」
という文章なら、「今日は口頭で答えず、後日文章にして伝えます」という意味になります。
実際の文章ではどのように使い分ける？
日常的な文章では、「文書」と「書面」の違いを厳密に考えすぎなくても、意味が伝わる場合があります。
ただし、少し改まった場面で「口頭ではなく書いた形で伝える」ことを強調したい場合には、「書面で」という表現が使いやすいでしょう。
一方、「作成された文章や記録そのもの」を指しているのであれば、「文書」という言葉が自然です。
「文書」と「書面」はどちらのほうが広い？
一般的な使い方では、「文書」のほうが幅広い対象を指しやすい言葉です。
文書には、報告書、通知、手紙などさまざまなものが含まれます。
一方、「書面」は「書かれた形」や「書いたものによって伝えること」に重点を置いて使われることが多くなります。
一般的には「文書」のほうが幅広い対象を指しやすい
たとえば、「文書を作成する」「文書を保存する」のように、記録されたものそのものをまとめて表すことができます。
そのため、「文書」はかなり幅広く使える言葉です。
ただし、すべてのケースを「文書と書面は完全に上下関係にある」と考える必要はありません。
「書面」が必ず「文書」の一部になるとは限らない
言葉の使われ方は、場面や文章によって変わります。
「文書」と「書面」は意味が重なる部分もあるため、「こちらは文書だから書面ではない」と機械的に分けると、かえって不自然になる場合があります。
基本的な意味を押さえたうえで、その文章の中で何を伝えたいのかを見ることが大切です。
「文書」と「書類」にはどんな違いがある？
「文書」と「書類」も似た言葉ですが、使われる場面には違いがあります。
「書類」は手続きや事務で扱うものを指しやすい
「書類」は、申請や手続き、仕事上の事務などで扱うものを指すときによく使われます。
たとえば、「必要な書類を提出してください」「書類を準備してください」といった表現です。
「書類」という言葉には、何らかの手続きや事務作業に必要なものというイメージがあります。
申請書や届出書などは「書類」と呼ぶことが多い
申請書、届出書、本人確認に必要な書類などは、「書類」と呼ばれることが一般的です。
「申請に必要な書類を確認する」
「必要書類をそろえる」
といった使い方をします。
このような場面では、「文書」よりも「書類」のほうが具体的な印象になります。
文書には含まれても書類とは呼ばないものがある
「文書」は広い意味で使えるため、文書と呼べるものがすべて書類になるわけではありません。
たとえば、個人的な手紙や文章などは「文書」と呼べますが、通常の会話では「書類」と呼ぶことはあまりありません。
「書類」は、特に手続きや事務などに関係するものをイメージすると理解しやすいでしょう。
「書類を提出する」と「文書を提出する」の違い
「書類を提出する」と言うと、申請などに必要な書類を提出する場面が思い浮かびます。
一方、「文書を提出する」は、ある内容を文章としてまとめたものを提出するという意味で、より幅広く使えます。
そのため、役所などで「必要な書類を提出してください」と言われた場合には、指定された申請書や証明書などを確認する必要があります。
「文書」「書面」「書類」を3つまとめて比較
ここまでの内容を簡単に整理してみましょう。
「文書」は、文字によって記録されたものを幅広く表す言葉です。
「書面」は、書かれた形で伝えることや、そのような形で示されたものを表すときに使われます。
「書類」は、申請や手続き、事務などで扱うものを指すことが多い言葉です。
文書はどんなものを指す？
文書は、報告書、通知、手紙、文章など、文字によって記録されたものを広く指します。
「文書を作成する」「文書を保存する」のように、記録されたものそのものについて話すときに使いやすい言葉です。
書面はどんな場面で使う？
書面は、「口頭ではなく書いた形で伝える」という意味を含む場面でよく使われます。
「書面で回答する」「書面で通知する」など、伝える方法を表すときに使いやすいでしょう。
書類はどんなものを指す？
書類は、申請や届出、会社の事務などで必要になるものを指すときに使われます。
「必要書類」「提出書類」のように、手続きに必要なものをまとめて表すことができます。
3つの言葉を簡単に使い分ける考え方
迷ったときは、次のように考えると整理しやすくなります。
「記録された文章やもの」を表したいなら「文書」。
「口頭ではなく書いた形で伝える」ことを表したいなら「書面」。
「手続きや事務などで必要なもの」を表したいなら「書類」。
もちろん、実際には意味が重なることもあります。
まずはこの基本的なイメージを覚えておけば、日常的な使い分けで困ることは少なくなるでしょう。
「書面」は紙のこと？電子データにも使える？
「書面」と聞くと、紙に印刷された文書を思い浮かべる人も多いでしょう。
実際、日常的な場面では紙に書かれたものを指して「書面」と表現することがあります。
ただし、現在は電子メールやPDFなど、紙を使わずに文章をやり取りする場面も増えています。
日常的には紙に書かれたものをイメージしやすい
「書面を郵送します」と言われれば、紙に印刷した文書などが送られてくると考えるのが自然です。
このように、「書面」という言葉には紙のイメージが残っています。
ただ、言葉そのものを「紙だけに限定されたもの」と考えると、場面によっては当てはまらないことがあります。
電子メールやPDFなどを文書として扱うこともある
メールの本文やPDFファイルなど、電子的に作成・保存された文章も、一般的には文書として扱うことができます。
たとえば、「文書をPDFで送る」「文書データをメールで共有する」といった表現が可能です。
そのため、「電子データだから文書ではない」と考える必要はありません。
電子データを「書面」と呼べるかは場面によって異なる
一方、「書面」という言葉を電子データに使えるかどうかは、単純に日常的な言葉の意味だけでは判断できない場合があります。
特に、契約や手続きなどで「書面の提出」が求められている場合には、その制度や相手側の案内で何が認められているのかを確認する必要があります。
契約や法律に関係する場合は個別のルールを確認する
法律や契約に関係する文章では、「書面」という言葉に特別な意味や条件が設定されていることがあります。
そのため、「書面と書いてあるから紙を出せばいい」「PDFなら必ず書面として認められる」といった判断は避けたほうが安心です。
具体的な手続きについては、その制度の案内や契約内容などを確認しましょう。
仕事や日常生活ではどう使い分ける？
「文書」「書面」「書類」の違いは、実際の場面に当てはめて考えるとさらにわかりやすくなります。
会社からの連絡や報告ではどう表現する？
会社が作成した報告書や案内文などを指す場合は、「文書」という言葉が使いやすいでしょう。
「会議の内容を文書にまとめる」
「関連する文書を確認する」
といった表現ができます。
一方、「後日、書面で通知します」という場合は、口頭ではなく文章によって通知することを表しています。
申請や手続きではどの言葉を使う？
申請や手続きに必要なものについては、「書類」という言葉がよく使われます。
「必要書類を提出する」
「申請書類を確認する」
などが代表的な表現です。
このような場合に「必要文書」とすると、意味は想像できても、一般的な表現としては少し違った印象になることがあります。
相手に回答するときはどう表現する？
回答方法を表す場合には、「書面で回答する」という表現がよく使われます。
「後日、書面で回答します」
とすれば、口頭ではなく文章にして回答することが伝わります。
回答内容そのものを指す場合には、「回答文書」などの表現も使えます。
メールやPDFを指す場合はどう考える？
メールやPDFは電子的なデータなので、「紙の書類」とは区別して考える必要があります。
ただし、電子的に作成された文章であっても、広い意味では文書として扱えます。
一方で、「書面として提出してください」などの指定がある場合には、電子データが認められているかどうかを確認したほうがよいでしょう。
「文書」を使った例文
「文書」は、記録された文章や資料などを指すときに使いやすい言葉です。
仕事で使う場合の例
「会議の内容を文書にまとめました。」
「関連する文書を担当者に確認してもらいました。」
「この文書は社内で保管してください。」
日常生活で使う場合の例
「届いた文書の内容を確認してください。」
「以前作成した文書を探しています。」
「この文書には詳しい説明が書かれています。」
提出や確認を依頼する場合の例
「必要な文書を準備してください。」
「作成した文書を提出してください。」
「提出前に文書の内容を確認しましょう。」
「書面」を使った例文
「書面」は、文章にして伝えることを表す場面でよく使われます。
「書面でお知らせします」の例
「詳しい内容については、後日書面でお知らせします。」
「変更内容については、書面でご案内します。」
このような表現では、「文章にして伝える」という意味になります。
「書面で提出してください」の例
「必要事項を記入し、書面で提出してください。」
「回答は書面で提出してください。」
この場合は、口頭で伝えるのではなく、指定された内容を文章などにして提出することを表します。
「書面にて回答します」の例
「確認が必要なため、後日書面にて回答いたします。」
「お問い合わせの件については、書面にて回答いたします。」
「書面にて」は「書いた形で」「文章によって」という意味の改まった表現です。
「書類」を使った例文
「書類」は、申請や手続きなどに必要なものを指す場合によく使います。
申請や手続きで使う場合の例
「申請に必要な書類を確認してください。」
「必要書類をそろえて窓口へ提出してください。」
「提出する書類に記入漏れがないか確認しましょう。」
会社で提出を求められる場合の例
「必要な書類を担当者に提出してください。」
「書類の提出期限を確認してください。」
「この書類は提出前に内容を確認してください。」
必要な書類を確認するときの例
「どの書類を用意すればよいですか？」
「必要書類の一覧を確認しましょう。」
「不足している書類がないか確認してください。」
「文書」「書面」「書類」で迷いやすい表現
似た言葉なので、実際の文章になるとどれを使えばよいのか迷うことがあります。
「文書を提出する」と「書類を提出する」の違い
「文書を提出する」は、文章としてまとめたものを提出するという意味で、比較的広く使えます。
一方、「書類を提出する」は、申請や手続きなどで必要な書類を提出するという場面をイメージしやすい表現です。
そのため、役所や会社などから「必要書類を提出してください」と言われた場合は、何を提出する必要があるのかを確認することが大切です。
「文書で知らせる」と「書面で知らせる」の違い
どちらも文章によって知らせるという意味に近い表現です。
「文書で知らせる」は、知らせる内容を文章として作成することに目が向きやすく、「書面で知らせる」は、口頭ではなく書いた形で知らせることに重点があります。
ただし、実際の文章では意味が重なる場合もあります。
「書面にて」と「文書にて」はどう違う？
「書面にて」は、「書いた形で」「文章によって」という意味で、改まった連絡などで使われます。
一方、「文書にて」は、文書という記録物を使って伝えるという意味合いになります。
どちらも似た意味になる場合がありますが、「書面にて」のほうが「口頭ではなく書いた形で」という印象を出しやすいでしょう。
どの言葉を使えばよいか迷ったときの考え方
迷ったときは、まず何を表したいのかを考えてみましょう。
作成された文章や記録そのものを指したいなら「文書」。
口頭ではなく文章で伝えることを表したいなら「書面」。
申請や手続きなどで必要なものを指したいなら「書類」。
この3つを基本にすると、かなり判断しやすくなります。
「文書」と「書面」についてよくある質問
「文書」と「書面」は同じ意味ですか？
完全に同じ意味というわけではありません。
「文書」は文字によって記録されたものを幅広く表す言葉です。
「書面」は、書かれた形や、口頭ではなく文章で伝えることを表す場面で使われます。
ただし、意味が重なる場面もあるため、文章によってはどちらを使っても内容が伝わることがあります。
「書面にて」とはどのような意味ですか？
「書面にて」は、「書いた形で」「文章によって」という意味です。
「後日、書面にてお知らせします」であれば、「後日、文章にしてお知らせします」という意味になります。
やや改まった表現なので、会社からの案内や正式な連絡などで見かけることがあります。
メールは「文書」と呼べますか？
メールの本文など、文字によって内容が記録されたものは、広い意味では文書として扱うことができます。
ただし、「書面で提出してください」などと指定されている場合は、メールで代用できるとは限りません。
その場合は、提出先が指定している方法を確認する必要があります。
「書面で提出」と言われたら何をすればいいですか？
一般的には、口頭で伝えるのではなく、必要な内容を文章などにして提出するという意味です。
ただし、紙で提出するのか、電子データでもよいのか、指定された用紙を使う必要があるのかなどは、提出先によって異なります。
具体的な提出方法が案内されている場合は、その内容を確認しましょう。
「書類」と「文書」は言い換えできますか？
いつでも自由に言い換えられるわけではありません。
「文書」は比較的幅広く使える言葉ですが、「書類」は申請や手続き、事務などで扱うものを指すことが多くなります。
たとえば「必要書類」と書かれているところを「必要文書」と言い換えると、少し不自然になる場合があります。
言葉の違いで迷ったときに確認したいポイント
「もの」を指しているのか「形」を指しているのか考える
「文書」と「書面」で迷ったときは、何を表したいのかを考えてみましょう。
作成された文章や記録そのものを指すなら「文書」。
「口頭ではなく、書いた形で」という意味を伝えたいなら「書面」。
このように考えると、違いを整理しやすくなります。
手続きや事務に関係するなら「書類」が使われやすい
申請、届出、会社の事務などに必要なものについては、「書類」という言葉がよく使われます。
「必要書類」「提出書類」といった表現を覚えておくと、実際の場面でも理解しやすくなります。
法律や契約に関係する場合は言葉だけで判断しない
法律や契約の場面では、「書面」という言葉が一般的な意味とは異なる形で使われることがあります。
電子的な手続きが認められているか、紙での提出が必要なのかなども、制度や契約によって異なります。
そのため、法律や契約について「書面」という言葉が出てきた場合は、単純な言葉の意味だけで判断せず、具体的なルールを確認することが大切です。
まとめ
「文書」「書面」「書類」は、どれも文字で書かれたものに関係する言葉ですが、使われる場面にはそれぞれ特徴があります。
「文書」は、文字によって記録されたものを幅広く表す言葉です。報告書や手紙、パソコンで作成した文章など、さまざまなものを指すことができます。
「書面」は、書かれた形で伝えることや、そのような形で示されたものを表すときによく使われます。「書面で回答する」「書面にてお知らせする」などの表現が代表的です。
「書類」は、申請や手続き、事務などで必要になるものを指すことが多く、「必要書類」「提出書類」といった使い方をします。
迷ったときは、
「記録された文章やもの」なら文書
「口頭ではなく書いた形」なら書面
「手続きなどで必要なもの」なら書類
と考えると整理しやすくなります。
ただし、実際には意味が重なる場面もあるため、すべてを厳密に区切る必要はありません。文章全体の意味や、使われている場面に合わせて考えることが大切です。
