「記入」と「記載」は、どちらも文字や情報を書くときに使われる言葉です。
似た意味を持っていますが、実際には使われる場面やニュアンスに違いがあります。
たとえば、申込書の氏名や住所を書く場合には「記入」、書類に書かれている内容を説明するときには「記載」がよく使われます。
また、ビジネスメールで相手に書類を書いてもらうときも、状況によって適した表現が変わります。
この記事では、「記入」と「記載」の意味の違いをはじめ、書類やメールでの使い分け、似た言葉との違いを例文と一緒に紹介します。
「記入」と「記載」の意味を比較！基本的な違いを解説
「記入」と「記載」の大きな違いは、文字や情報をどのように書くかという点にあります。
どちらも何かを書くときに使いますが、それぞれの意味を知っておくと、場面に合わせて自然に使い分けられるようになります。
「記入」は決められた欄や場所に文字を書き込むこと
「記入」は、用紙や書類などに設けられた欄や決められた場所に、必要な文字や数字を書き込むことを表します。
たとえば、申込書に氏名や住所を書くときや、アンケート用紙に回答を書くときなどに使われます。
具体的には、次のような表現があります。
-
氏名を記入する
-
住所を記入する
-
必要事項を記入する
-
アンケートに回答を記入する
-
申込書の空欄に記入する
このように、あらかじめ用意された場所に必要な情報を書き入れる場面では「記入」が自然です。
「ここに名前を書いてください」という意味を、少し改まった表現にしたいときにも使いやすい言葉です。
「記載」は文章や書類などに情報を書き表すこと
「記載」は、書類や文章などに必要な情報や内容を書き表すことを意味します。
特定の欄に書き込む場合だけでなく、文書の中に情報を載せる場合にも使われます。
たとえば、次のような表現があります。
-
住所が記載されている
-
注意事項を記載する
-
資料に詳細を記載する
-
商品の説明を記載する
-
書類に連絡先が記載されている
「記載」は、何かに情報を書いて載せることや、すでに書かれている内容を表すときによく使われます。
特に、書類や案内文、説明資料など、ある程度まとまった文章や情報を扱う場面で見かける言葉です。
2つの言葉の違いを具体的な例文で比較
「記入」と「記載」の違いを、具体的な文章で比べてみましょう。
| 表現 | 使い方の例 |
|---|---|
| 記入 | 申込書に氏名を記入してください |
| 記載 | 申込書には氏名と住所が記載されています |
| 記入 | アンケートの回答を記入する |
| 記載 | アンケートには回答方法が記載されている |
| 記入 | 用紙の空欄に電話番号を記入する |
| 記載 | 資料に電話番号が記載されている |
このように、実際に自分で文字を書き込む動作を表すなら「記入」、書類や文章に情報を書き表すことや、書かれている情報を表すなら「記載」が使いやすいでしょう。
ただし、両者の使い分けは完全に分かれているわけではありません。
たとえば、書類に必要事項を書くことを「必要事項を記載する」と表現する場合もあります。
どちらを使うか迷ったときは、書き込む動作を強調したいのか、書類に情報を載せることを表したいのかを考えると判断しやすくなります。
「記入」と「記載」はどちらも書くことを表す言葉
「記入」と「記載」は、どちらも文字や情報を紙や文章などに書き表すときに使われます。
そのため、状況によっては言い換えられる場合もあります。
たとえば、「申込書に住所を記入する」と「申込書に住所を記載する」は、どちらも意味が通じる表現です。
ただし、「記入」は書き込む動作に重点があり、「記載」は情報を文書などに書き表すことに重点があります。
日常的な書類への書き込みなら「記入」、文章や資料に情報を載せる場合なら「記載」を選ぶと、自然な表現になりやすいでしょう。
書類や申込書に書くときはどちらを使う？
書類を書く場面では、「記入」と「記載」のどちらを使えばよいのか迷うことがあります。
基本的には、用意された欄に自分で文字を書き込むなら「記入」、書類に情報を書き表すことを説明するなら「記載」がよく使われます。
氏名・住所・電話番号などを書く場合は「記入」
申込書やアンケート用紙などに、氏名・住所・電話番号といった情報を書き込む場合は「記入」が自然です。
たとえば、次のように使います。
-
氏名を記入してください
-
住所を記入する
-
電話番号を記入する
-
必要事項を記入のうえ提出してください
このような表現は、書類の空欄を埋めてもらいたいときによく使われます。
また、記入する場所が決まっている場合にも適しています。
書類に書かれている情報を表す場合は「記載」
書類や資料に、どのような情報が書かれているかを説明するときは「記載」が使われます。
たとえば、次のような表現です。
-
住所は申込書に記載されています
-
詳細は案内文に記載しています
-
料金については資料に記載されています
-
注意事項が書類の裏面に記載されています
このように、すでに書かれている内容を説明するときには「記載」が自然です。
「どこに何が書いてあるのか」を伝えたい場合にも使いやすいでしょう。
「記入欄」と「記載欄」にはどのような違いがある？
「記入欄」と「記載欄」は、どちらも文字や情報を書く場所を表す言葉です。
ただし、一般的には少しニュアンスが異なります。
「記入欄」は、氏名や住所、電話番号など、必要な情報を書き込むために用意された場所を指します。
一方、「記載欄」は、必要な情報や内容を書き表すためのスペースを指す表現です。
たとえば、次のような使い方があります。
-
氏名記入欄
-
住所記入欄
-
備考記入欄
-
商品説明記載欄
-
連絡事項記載欄
実際には、書類の目的や作成者の表現によって使い分けられるため、必ずしも明確な決まりがあるわけではありません。
迷ったときは、氏名や住所などの基本情報を書き込む場所には「記入欄」を使うと分かりやすいでしょう。
「記入してください」と「記載してください」の使い分け
相手に書類を書いてもらうときは、「記入してください」と「記載してください」のどちらを使うかによって、少し印象が変わります。
「記入してください」は、用意された欄に文字を書き込んでもらいたいときに使います。
一方、「記載してください」は、必要な情報や内容を書類などに書き表してもらいたいときに使います。
例文を見てみましょう。
「記入してください」の例
-
申込書の氏名欄にお名前を記入してください。
-
連絡先の欄に電話番号を記入してください。
-
必要事項を記入してから提出してください。
「記載してください」の例
-
備考欄にご希望の内容を記載してください。
-
申請理由について、具体的な内容を記載してください。
-
連絡事項がある場合は、用紙の下部に記載してください。
どちらも相手に書いてもらうときに使えますが、決められた欄への書き込みをお願いするなら「記入してください」が分かりやすい表現です。
身近な書類や仕事の場面で見る使い分けの具体例
「記入」と「記載」は、書類の種類によっても使われ方が変わります。
ここでは、日常生活や仕事で目にすることの多い書類を例に、それぞれの使い方を紹介します。
アンケートの回答を書くときはどちらが自然？
アンケート用紙に質問への回答を書き込む場合は、「記入」がよく使われます。
たとえば、次のような表現です。
-
アンケートに回答を記入する
-
感想を記入してください
-
回答欄にご意見を記入してください
一方、アンケート用紙に回答方法や注意事項が書かれていることを説明する場合は、「記載」が使えます。
-
アンケートには回答方法が記載されています
-
用紙の裏面に注意事項が記載されています
自分で回答を書き込むなら「記入」、用紙に書かれている内容を説明するなら「記載」と考えると分かりやすいでしょう。
履歴書や職務経歴書ではどう使い分ける？
履歴書や職務経歴書を書く場合にも、両方の言葉が使われます。
氏名や住所、学歴、職歴などを決められた欄に書き込む場合は「記入」が自然です。
-
履歴書に氏名を記入する
-
学歴欄に学校名を記入する
-
職歴を記入する
一方、履歴書や職務経歴書に書かれている内容を説明するときは「記載」が使われます。
-
履歴書に職歴が記載されている
-
職務経歴書には担当業務が記載されています
-
資格欄に取得資格が記載されています
書類を作成する動作と、書類に書かれている情報を説明する場面で使い分けるとよいでしょう。
申込書や注文書に必要事項を書く場合
商品やサービスの申込書、注文書などでは、「記入」がよく使われます。
氏名や住所、希望する商品、数量などを決められた欄に書き込むためです。
-
申込書に必要事項を記入する
-
注文書に商品名と数量を記入する
-
希望する配送日時を記入してください
また、申込書や注文書に書かれている内容を説明するときは「記載」を使います。
-
申込書には利用条件が記載されています
-
注文書に商品番号が記載されています
書類を完成させるために書き込むなら「記入」、書類に載っている情報を説明するなら「記載」が適しています。
報告書や資料に情報を書き加える場合
報告書や資料など、文章を中心とした書類では「記載」がよく使われます。
たとえば、調査結果や業務内容、注意事項などを文章にまとめて載せる場合です。
-
報告書に調査結果を記載する
-
資料に詳細を記載する
-
注意事項を記載しておく
一方、報告書に用意された項目や欄に数字などを書き込む場合は「記入」も使えます。
-
報告書の担当者欄に氏名を記入する
-
表の空欄に数値を記入する
文章として情報をまとめる場合と、決められた場所に書き込む場合で考えると使い分けやすくなります。
名簿や一覧表に名前や情報を載せる場合
名簿や一覧表では、どのような作業を表すかによって使い分けられます。
たとえば、名簿の空欄に名前を書き込む場合は「記入」が使えます。
-
名簿に参加者の名前を記入する
-
一覧表の空欄に担当者名を記入する
一方、名簿や一覧表に名前や連絡先などの情報が載っていることを説明する場合は「記載」が自然です。
-
名簿には参加者の名前が記載されています
-
一覧表に担当者の連絡先が記載されています
同じ名簿や一覧表でも、書き込む動作なのか、掲載されている情報を説明するのかによって表現が変わります。
ビジネスメールで相手に書いてもらうときの表現
ビジネスメールでは、相手に書類への記入や情報の記載をお願いすることがあります。
どちらも丁寧な依頼に使えますが、伝えたい内容に合わせて選ぶことが大切です。
書類の空欄を埋めてもらうなら「ご記入ください」
申込書やアンケートなど、決められた欄に必要事項を書き込んでもらう場合は「ご記入ください」が適しています。
たとえば、次のように使います。
「お手数をおかけしますが、添付の申込書に必要事項をご記入ください。」
「恐れ入りますが、氏名とご住所をご記入のうえ、ご返信いただけますでしょうか。」
「ご記入ください」は、相手に書類の空欄を埋めてもらいたいときに使いやすい表現です。
必要な情報を書いてもらうなら「ご記載ください」
文章や書類に必要な情報を書き表してもらいたい場合は「ご記載ください」が使えます。
たとえば、次のような表現です。
「ご希望の内容について、備考欄にご記載ください。」
「ご連絡先とご都合のよい日時をメール本文にご記載ください。」
「詳細につきましては、添付の回答用紙にご記載ください。」
特に、相手に自由な文章や具体的な内容を書いてもらう場合に使いやすい表現です。
メールで使える「ご記入ください」「ご記載ください」の例文
実際のビジネスメールでは、前後の文章と組み合わせることで、より自然で丁寧な依頼になります。
「ご記入ください」を使った例文
件名：申込書のご記入について
お世話になっております。
サービスのお申し込みにあたり、申込書を添付いたしました。
お手数をおかけしますが、必要事項をご記入のうえ、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
「ご記載ください」を使った例文
件名：ご希望内容の確認について
お世話になっております。
ご希望の内容について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
お手数ですが、ご希望の商品や数量などをメール本文にご記載いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
このように、書類の決められた欄に書いてもらう場合は「ご記入ください」、必要な情報を文章などに書き表してもらう場合は「ご記載ください」が使いやすいでしょう。
「ご記入願います」「ご記載願います」はどんな場面で使う？
「ご記入願います」や「ご記載願います」も、相手に書いてもらうことをお願いする表現です。
「ご記入ください」「ご記載ください」と比べると、やや事務的で簡潔な印象があります。
たとえば、次のように使います。
-
必要事項をご記入願います。
-
連絡先をご記載願います。
-
申込書に氏名をご記入願います。
書類の案内文や掲示、業務上の連絡などで見かける表現です。
もう少し柔らかい印象にしたい場合は、「ご記入ください」「ご記載ください」や「ご記入いただけますと幸いです」などを使うとよいでしょう。
相手との関係やメール全体の雰囲気に合わせて選んでみてください。
「記入」と「記載」を使った関連表現の意味と違い
「記入」と「記載」は、ほかの言葉と組み合わせて使われることも多くあります。
ここでは、書類や仕事の場面でよく見かける関連表現を紹介します。
「記入漏れ」と「記載漏れ」はどう違う？
「記入漏れ」と「記載漏れ」は、どちらも必要な情報が書かれていない状態を表します。
「記入漏れ」は、書類などの決められた欄に書くべき内容が書かれていない場合に使われます。
たとえば、申込書の住所欄や電話番号欄が空欄になっている状態です。
一方、「記載漏れ」は、文章や書類などに載せるべき情報が抜けている場合に使われます。
たとえば、案内文に必要な注意事項が書かれていない場合などです。
-
申込書に記入漏れがあります。
-
資料に必要事項の記載漏れがありました。
どちらも内容が不足していることを表しますが、書き込む欄の不足なら「記入漏れ」、文書に載せる情報の不足なら「記載漏れ」が使いやすいでしょう。
「記入ミス」と「記載ミス」の使い分け
「記入ミス」は、書類などに文字や数字を書き込む際に間違えてしまうことです。
たとえば、住所の番地を間違えたり、電話番号の数字を誤って書いたりした場合に使います。
一方、「記載ミス」は、文章や資料などに書き表した情報に間違いがある場合に使われます。
たとえば、案内文に書かれた日付や、資料に掲載された商品名が間違っている場合です。
-
申込書の電話番号に記入ミスがありました。
-
案内資料の日付に記載ミスがありました。
どちらも書かれた内容の間違いを表しますが、書き込む作業での間違いなら「記入ミス」、文書に載せた情報の間違いなら「記載ミス」が自然です。
「記入事項」と「記載事項」の意味を比較
「記入事項」は、書類などに書き込む必要がある項目や内容を表します。
たとえば、申込書に記入する氏名・住所・電話番号などが該当します。
一方、「記載事項」は、書類や文章などに書き表されている項目や内容を指します。
例を挙げると、次のようになります。
-
記入事項をご確認ください。
-
申込書の記入事項に間違いがないか確認する。
-
資料の記載事項を確認する。
-
案内文の記載事項を変更する。
「記入事項」は、これから書き込む内容を指す場合に使いやすく、「記載事項」は文書に書かれている内容を指す場合に使いやすい表現です。
「未記入」と「未記載」はどちらを使う？
「未記入」と「未記載」は、どちらも必要な内容がまだ書かれていない状態を表します。
「未記入」は、書類などの決められた欄が空欄になっている場合によく使われます。
-
氏名欄が未記入です。
-
必要事項が未記入のまま提出されています。
一方、「未記載」は、書類や文章などに必要な情報が書き表されていない場合に使われます。
-
資料には開催日時が未記載です。
-
案内文に詳細が未記載となっています。
どちらも似た意味ですが、空欄になっていることを表すなら「未記入」、文書に情報が載っていないことを表すなら「未記載」が使いやすいでしょう。
「記入」や「記載」と間違えやすい似た言葉
「記入」と「記載」のほかにも、文字や情報を書くことに関係する言葉はいくつかあります。
それぞれの意味を知っておくと、文章を書くときにも迷いにくくなります。
「記入」と「入力」は何が違う？
「記入」は、用紙や書類などに文字や数字を書き込むことです。
一方、「入力」は、パソコンやスマートフォンなどの機器に文字や数字、データを入れることを表します。
たとえば、次のように使い分けます。
-
申込書に氏名を記入する。
-
申込フォームに氏名を入力する。
-
パソコンに住所を入力する。
-
アンケート用紙に回答を記入する。
紙の用紙に書き込む場合は「記入」、パソコンやスマートフォンなどを使って情報を入れる場合は「入力」が自然です。
ただし、電子書類でも「記入」という言葉が使われることはあります。
たとえば、PDFの申込書に直接文字を書き込む場合などです。
「記載」と「掲載」の使い分け
「記載」と「掲載」は、どちらも情報を載せるときに使われますが、意味には違いがあります。
「記載」は、書類や文章などに情報を書き表すことです。
一方、「掲載」は、新聞・雑誌・ウェブサイトなどに文章や写真、広告などを載せることを表します。
たとえば、次のように使います。
-
資料に注意事項を記載する。
-
ホームページに営業時間を掲載する。
-
案内文に詳細を記載する。
-
雑誌に広告を掲載する。
書類や文章の中に情報を書き表すなら「記載」、新聞やウェブサイトなどに情報を載せるなら「掲載」が適しています。
「記載」と「明記」はどう違う？
「記載」と「明記」は、どちらも情報を書き表すときに使われます。
「記載」は、文章や書類などに内容を書くことを表します。
一方、「明記」は、内容をはっきりと分かるように書き示すことです。
たとえば、次のような違いがあります。
-
資料に営業時間を記載する。
-
資料に営業時間を明記する。
「記載」は情報を書いて載せること、「明記」は曖昧にならないようにはっきり示すことに重点があります。
特に、日時や条件、注意事項などを明確に伝えたい場合には「明記」が使われます。
「記入」と「記述」の意味を比較
「記入」と「記述」は、どちらも文字を書くことに関係する言葉ですが、使われる場面が異なります。
「記入」は、用意された欄などに必要な情報を書き込むことです。
一方、「記述」は、物事や内容について文章で書き表すことを意味します。
たとえば、次のように使います。
-
申込書に住所を記入する。
-
感想を文章で記述する。
-
回答欄に氏名を記入する。
-
出来事の経緯を詳しく記述する。
決められた欄に必要事項を書き込むなら「記入」、内容を文章にして説明するなら「記述」が自然です。
「記載」と「記録」はどのように使い分ける？
「記載」と「記録」は、どちらも情報を残すことに関係する言葉です。
「記載」は、書類や文章などに情報を書き表すことを意味します。
一方、「記録」は、出来事や情報、結果などを後から確認できるように残すことを表します。
たとえば、次のように使います。
-
資料に担当者名を記載する。
-
会議で話し合った内容を記録する。
-
報告書に調査結果を記載する。
-
作業の進み具合を記録する。
文書に情報を書き表すことを伝えたいなら「記載」、出来事や結果などを残しておくことを伝えたいなら「記録」が適しています。
「記入」と「記載」についてよくある疑問
最後に、「記入」と「記載」の使い分けについて、よくある疑問を紹介します。
2つの言葉は同じ意味として言い換えられる？
「記入」と「記載」は似た意味を持っているため、状況によっては言い換えられます。
たとえば、「申込書に住所を記入する」と「申込書に住所を記載する」は、どちらも意味が通じます。
ただし、決められた欄に文字を書き込む動作を強調するなら「記入」、書類に情報を書き表すことを強調するなら「記載」が自然です。
どのような場面でも自由に置き換えられるわけではないため、文章の意味に合わせて選びましょう。
「記入」と「記載」はどちらが丁寧な表現？
「記入」と「記載」は、どちらも一般的な表現であり、片方が特別に丁寧というわけではありません。
丁寧さは、言葉そのものよりも、文章全体の表現によって変わります。
たとえば、次のような違いがあります。
-
必要事項を記入してください。
-
必要事項をご記入ください。
-
必要事項をご記入いただけますと幸いです。
相手にお願いする場合は、「ご記入ください」や「ご記入いただけますと幸いです」のようにすると、丁寧な印象になります。
「記載」も同じように、「ご記載ください」「ご記載いただけますと幸いです」と表現できます。
会話の中で「記入」や「記載」を使ってもよい？
「記入」と「記載」は、会話の中でも使えます。
ただし、どちらもやや改まった印象のある言葉なので、日常会話では「書く」という表現のほうが自然な場合もあります。
たとえば、友人に申込書を書いてもらうなら「ここに名前を書いてね」と伝えるほうが親しみやすいでしょう。
一方、仕事の場面や少し丁寧に伝えたい場面では、「こちらにお名前をご記入ください」といった表現が適しています。
相手や状況に合わせて使い分けてみてください。
パソコンで書類を作る場合は「記入」と「入力」のどちら？
パソコンで文字や数字を入力する場合は、「入力」がよく使われます。
たとえば、申込フォームに氏名や住所を打ち込む場合は「氏名を入力する」と表現できます。
一方、PDFなどの電子書類に直接文字を書き込む場合は、「記入」という表現も使われます。
-
パソコンで氏名を入力する。
-
PDFの申込書に必要事項を記入する。
-
フォームにメールアドレスを入力する。
機器に文字やデータを入れる作業なら「入力」、書類の欄に必要事項を書き込むことを表すなら「記入」と考えると分かりやすいでしょう。
「記載あり」と「記入あり」はどう使い分ける？
「記載あり」と「記入あり」は、どちらも何かが書かれている状態を表します。
「記載あり」は、書類や資料などに必要な情報が書かれていることを示す表現です。
一方、「記入あり」は、決められた欄などに文字や数字が書き込まれていることを表します。
たとえば、申込書の氏名欄に名前が書かれている場合は「記入あり」、資料に注意事項が書かれている場合は「記載あり」と表現できます。
書類の確認や一覧表などで使われることもあるため、対象となる内容に合わせて選びましょう。
まとめ
「記入」と「記載」は、どちらも文字や情報を書くことを表す言葉ですが、使われる場面には違いがあります。
「記入」は、申込書やアンケートなど、決められた欄や場所に文字を書き込むときに使われます。
一方、「記載」は、書類や文章、資料などに情報を書き表すときや、すでに書かれている内容を説明するときに使われます。
また、ビジネスメールで相手に書いてもらう場合も、書類の空欄を埋めてもらうなら「ご記入ください」、必要な情報を文章などに書いてもらうなら「ご記載ください」が使いやすい表現です。
迷ったときは、実際に書き込む動作なのか、文書に情報を載せることなのかを考えてみましょう。
それぞれの意味を理解しておくと、書類の作成やビジネスメールでも、場面に合った自然な言葉を選びやすくなります。
